Asztalfoglalás

8 tipp kis létszámú konferenciák szervezéséhez

A nyári szabadságolások és szünet után érdemes már előre gondolkoznunk a konferenciaszervezést illetően. Fontos átmenni bizonyos lépéseken mielőtt belevágunk a szervezésbe, hogy mindenre felkészültek legyünk, és biztosan minden meglegyen, amire szükségünk lehet. Ehhez szeretnénk most pár tippet adni, hogy valóban ne felejtsünk el semmi!

Kis létszámú rendezvények

8 tipp kis létszámú konferenciához

 

1. Megfelelő helyszín

Fontos, hogy a helyszínt előre kiválasszuk, hiszen a helyhez alkalmazkodva tudunk minden más dolgot is megszervezni. Ez legyen mindenképp az első lépés, hogy ezután tudjunk haladni minden mással is. A helyszínnél ügyeljünk oda, hogy a kollégák, vagy a konferencia létszámának megfelelően kényelmesen férjünk el, de túl üres tereket se hagyjunk. A megtervezett körülbelüli létszámmal induljunk neki a helyszín választásnak, így a rendezvényhelyszínt biztosítók is tudnak majd segíteni.

 

2. Időpont

Nyilván az időpont a helyszín befogadóképességétől is nagyban függ, de mindenképp erre is nagyon oda kell figyelnünk. Olyan időpontot válasszunk, amely nem ütközik egybe semmilyen más fontosabb, nagyobb eseménnyel, hogy a meghívottak biztosan részt tudjanak venni rajta. A konferenciákat általában hétköznapra szervezik, jó előre, hogy mindenki időben tudjon rendezvényünkről.

 

3. Tematika

Konferenciánk tematikáját és célját tervezzük meg az időpont és a helyszín kiválasztása után, hogy meg tudjuk tervezni kiket, szeretnénk megcélozni, és meghívni rendezvényünkre. A konferencia témája igen széleskörű lehet. Alaposan gondoljuk át, mit szeretnénk, hiszen eköré kell építenünk a továbbiakat.

 

4. Meghívó

Lényeges, hogy amint megvan a helyszín és az időpont, kezdjük el összeállítani a meghívókat. Mikor már kitaláltuk a konferenciánk tematikáját, akkor kezdjük el a meghívó készítését. Lényeges, hogy szeretnénk külön meghívni cégeket, vendégeket, illetve jöhetnek-e külsős látogatók, vagy teljesen zártkörű rendezvényt szervezünk. Amennyiben zártkörű lesz konferenciánk, a meghívónál ügyeljünk minden lényeges információ megjelenítésére.

 

5. Konferencia programok

A konferencia lényege, hogy tartalmas és érdekes programokat szervezzünk a meghívottaknak és a látogatóknak. Olyan szakmai és célzott előadókat hívjunk meg, akik valóban a rendezvényünk tematikájába beleillő előadást tartanak. Így biztosak lehetünk abban, hogy a vendégek valóban azt kapják, amire számítottak és bővíthetik tudásukat konferenciánk keretében.

 

6. Vendéglátás

A konferenciák nagy része általában fél vagy egész napos szokott lenni. Mivel már reggeltől érkezhetnek a vendégek biztosítanunk kell számukra elegendő ételt és italt. Az fél napos konferenciákon általában egy kávészünet keretében érdemes harapnivalókkal, kávéval, teával és üdítőkkel kedveskedni a rendezvényen résztvevőknek.

 

7. Megfelelő eszközök biztosítása

A konferenciánkra, ha szeretnénk meghívni szakmai partnereinket, akkor számukra biztosíthatunk kiállítói asztalt, esetleg áramforrást, projektort és internet csatlakozási lehetőséget. A helyszínen általában ezt is előre érdemes megkérdezni, hogy minden eshetőségre fel tudjunk készülni ezzel kapcsolatban.

 

8. Konferenciák utáni kapcsolatépítés

A konferenciák lényege tulajdonképpen a szakmabeliek megismerése, és a kapcsolatépítés. Érdemes erre az egész konferencia alatt odafigyelni, azonban adhatunk olyan lehetőséget is a meghívottaknak, hogy névjegykártyáikat leadhatják a konferencia egy bizonyos pontján. Ne feledkezzünk meg azonban a konferenciánk után a résztvevőknek egy levelet küldeni, amiben megköszönjük, hogy részt vettek rendezvényünkön, és reméljük legközelebb is eljönnek.






LEGFRISSEBB HÍREK

Céges rendezvény

Valószínűleg mindenki életében elérkezik az a pillanat, amikor meg kell jelennie egy flancos céges rendezvényen. Nehéz dolgunk lehet, ha még sosem jártunk szakmai rendezvényen, de főleg akkor, ha még semmilyen rendezvényen nem vettünk részt. Szeretnénk néhány tanácsot adni ahhoz, hogy hogyan is illik viselkedni egy ilyen eseményen!

Állófogadás

Tippek az állófogadás megszervezésének könnyítése érdekében   Az állófogadás sokkal költség- és helyhatékonyabb lehet, mint egy elegáns vacsora vagy üzleti ebéd. Állófogadást szervezhetünk a kollégáknak, üzleti partnereinknek, vagy leendő vevőinknek is. A lényeg, hogy minden jól szervezett legyen, így a vendégek biztosan megelégedettek lesznek.

Rendezvénytervezés

Sok rendezvény a rossz tervezés miatt bukik el. Cikkünkben szeretnénk segíteni minden kezdő és gyakorlott rendezvényszervezőnek egyaránt, hiszen ezek a rendezvényszervezési lépések nagyon fontosak a tervezés folyamatában. Következzenek hát a rendezvénytervezési tippjeink!

Gyermeknapi programok

A minden évben május utolsó vasárnapján tartott gyereknap sok gyermek leginkább várt ünnepnapjai közé tartozik. Hogy miért? Mert ilyenkor számos programlehetőség közül választhatnak a családok, az utcai árusok is ellepik a tereket és mindenhonnan gyermekkacagás hallatszik bármerre is járunk.

Anyák napi ünnepély

„Teljes munkaidős anyának lenni a legjobban fizetett állás… hiszen a fizetség tiszta szeretet.” (Mildred B. Vermont)

születésnapi vacsora ötletek

Amennyiben születésnapi vacsorát, születésnapi bulit akarunk tartani, a legnagyobb dobás természetesen mindig a torta, de nem szabad megfelejtkezni az egyéb harapnivalókról sem, hiszen a vendégek elégedettsége a legfontosabb. Ezzel a néhány egyszerű recepttel, biztosan hatalmas sikert fognak aratni.

Romantikus randi helyszín

Elvinné valahova szerelmét, de nem jut eszébe egyetlen romantikus randi helyszín sem?  Nem kell aggódjon, mi segítünk. Összegyűjtöttünk Önnek néhány ötletet, mellyel garantált lehet a siker.

Ballagási hagyományok - ballagási ebéd helyszín a Bohém étteremben

A ballagási hagyományok már a XIX. század végén elkezdődtek Magyarországon, a XX. századra pedig már teljesen megszokottá vált. Teljesen jogos is, hiszen nem mindennap van ilyen esemény!

Villám diéták és csoda fogyókúrák

A villámgyors fogyás és a csodadiéták kora lejárt! Hiába ígérnek egy hét alatt -10 kilót, ezek nem jelentenek megoldást, legfőképpen egészségkárosodást okoznak csak.

További hírek >
New York Café TripAdvisor