Asztalfoglalás

Így tervezz tökéletes rendezvényt az alapoktól!

Sok rendezvény a rossz tervezés miatt bukik el. Cikkünkben szeretnénk segíteni minden kezdő és gyakorlott rendezvényszervezőnek egyaránt, hiszen ezek a rendezvényszervezési lépések nagyon fontosak a tervezés folyamatában. Következzenek hát a rendezvénytervezési tippjeink!

Rendezvénytervezés

Rendezvénytervezés az alapoktól

 

A szervezni kívánt rendezvényt minden egyes alkalommal tervezéssel kell kezdeni, méghozzá az alapoktól! A gyakorlott rendezvényszervezők is meghatározott módszer alapján haladnak, melyeket az évek során sajátítottak el, kemény munkájuk árán. A következő tervezési lépéseket mindenkinek érdemes beépítenie a munkájába. Lássuk hát ezeket a lépéseket!

 

A rendezvény típusának meghatározása a célok alapján

A rendezvényszervezés első lépése a tervezni kívánt esemény típusának helyes meghatározása. Számtalan rendezvényfajta közül választunk a célcsoporttól és a költségkerettől függően. Fontos már a tervezés első lépésében meghatározni az esemény célját, hogy egyáltalán mit szeretnénk elérni vele. Már a legelső lépésben érdemes eldönteni, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk szervezni.

 

A rendezvény létszámának meghatározása, a célcsoport kiválasztása

A rendezvény típusának és céljainak ismerete után következhet a célcsoport kiválasztása. Privát, magánrendezvények esetében természetesen a létszámot pontosan fel lehet mérni, de előfordulnak olyan nyilvános rendezvények is, ahol a vendégek számát csak becsülni lehet. Állítsuk össze a vendégek névsorát, majd küldjük ki a meghívókat.

 

Részletes költségterv készítése

A részletes költségterv készítése a rendezvényszervezés első lépései között kell, hogy szerepeljen. A rendelkezésre álló büdzsé ismerete nélkül nem tudjuk lefoglalni a helyszínt, megoldani az ellátást és a programszervezést. Az esetlegesen felmerülő költségekre is tegyünk félre egy bizonyos összeget, hiszen bármikor felbukkanhatnak pluszköltségek.

 

Programtervezés

Sok rendezvény a rossz programtervezésen bukik el. Vagy túl unalmas lesz az adott rendezvény, aminek az egyhangú programok lehetnek az okai, de zűrzavart is okozhat a túl sok lehetőség. Találjuk meg az ideális egyensúlyt, hogy a vendégek maradandó élménnyel távozhassanak!

 

Ütemterv készítése

Az előbbi pontok részletes kidolgozása után már ténylegesen elkezdhetjük szervezni a rendezvényt. Készítsünk egy ütemtervet arról, hogy mikor milyen feladatokat kell teljesítenünk.

 

Támogatók, szponzorok és VIP vendégek felkeresése

A rendezvény típusától függően állítsuk össze a lehetséges támogatók és a VIP vendégek névsorát, majd vegyük fel velük a kapcsolatot.

 

Étkezési és szállási lehetőségek megszervezése

A költségkerettől függően törekedjünk a lehető legjobb minőségű étkezési (catering) és szálláslehetőségekről, kiemeltképp több napos rendezvény esetén. Ez az egyik legérzékenyebb pontja a rendezvénynek, hiszen a vendégeknek nagy csalódást is okozhatunk egy-egy rossz minőségű étellel vagy igénytelen szállással.

 

A helyszín berendezése: a dekoráció és reklámanyagok

A rendezvény típusától és a választott rendezvényhelyszín adottságaitól függően tervezzük meg a belső dizájnt. Rendeljük vagy vásároljuk meg a dekorációs elemeket és készíttessük el a különféle marketinganyagokat.

 

Jogi előírásoknak való megfelelés!

Az előbbi pontokban ismertettük a tervezési procedúra kihagyhatatlan lépéseit, azonban még nem ejtettünk szót az egyik legfontosabb elemről. A jogi előírásoknak való megfelelés is része a rendezvénynek. Gondoljunk a helyszín biztonsági előírásaira, a jogszabályokra és a vonatkozó törvényekre is!






LEGFRISSEBB HÍREK

Céges rendezvény

Valószínűleg mindenki életében elérkezik az a pillanat, amikor meg kell jelennie egy flancos céges rendezvényen. Nehéz dolgunk lehet, ha még sosem jártunk szakmai rendezvényen, de főleg akkor, ha még semmilyen rendezvényen nem vettünk részt. Szeretnénk néhány tanácsot adni ahhoz, hogy hogyan is illik viselkedni egy ilyen eseményen!

Állófogadás

Tippek az állófogadás megszervezésének könnyítése érdekében   Az állófogadás sokkal költség- és helyhatékonyabb lehet, mint egy elegáns vacsora vagy üzleti ebéd. Állófogadást szervezhetünk a kollégáknak, üzleti partnereinknek, vagy leendő vevőinknek is. A lényeg, hogy minden jól szervezett legyen, így a vendégek biztosan megelégedettek lesznek.

Kis létszámú rendezvények

A nyári szabadságolások és szünet után érdemes már előre gondolkoznunk a konferenciaszervezést illetően. Fontos átmenni bizonyos lépéseken mielőtt belevágunk a szervezésbe, hogy mindenre felkészültek legyünk, és biztosan minden meglegyen, amire szükségünk lehet. Ehhez szeretnénk most pár tippet adni, hogy valóban ne felejtsünk el semmi!

Gyermeknapi programok

A minden évben május utolsó vasárnapján tartott gyereknap sok gyermek leginkább várt ünnepnapjai közé tartozik. Hogy miért? Mert ilyenkor számos programlehetőség közül választhatnak a családok, az utcai árusok is ellepik a tereket és mindenhonnan gyermekkacagás hallatszik bármerre is járunk.

Anyák napi ünnepély

„Teljes munkaidős anyának lenni a legjobban fizetett állás… hiszen a fizetség tiszta szeretet.” (Mildred B. Vermont)

születésnapi vacsora ötletek

Amennyiben születésnapi vacsorát, születésnapi bulit akarunk tartani, a legnagyobb dobás természetesen mindig a torta, de nem szabad megfelejtkezni az egyéb harapnivalókról sem, hiszen a vendégek elégedettsége a legfontosabb. Ezzel a néhány egyszerű recepttel, biztosan hatalmas sikert fognak aratni.

Romantikus randi helyszín

Elvinné valahova szerelmét, de nem jut eszébe egyetlen romantikus randi helyszín sem?  Nem kell aggódjon, mi segítünk. Összegyűjtöttünk Önnek néhány ötletet, mellyel garantált lehet a siker.

Ballagási hagyományok - ballagási ebéd helyszín a Bohém étteremben

A ballagási hagyományok már a XIX. század végén elkezdődtek Magyarországon, a XX. századra pedig már teljesen megszokottá vált. Teljesen jogos is, hiszen nem mindennap van ilyen esemény!

Villám diéták és csoda fogyókúrák

A villámgyors fogyás és a csodadiéták kora lejárt! Hiába ígérnek egy hét alatt -10 kilót, ezek nem jelentenek megoldást, legfőképpen egészségkárosodást okoznak csak.

További hírek >
New York Café TripAdvisor